تشريفات مسافرت‌هاي رسمي
تشريفات مسافرت‌هاي رسمي
نگارش: محمد علی معصومی
الف: مسافرت رسمي ریيس كشور
ب: مسافرت رسمي ریيس
دولت
پ: سفر رسمي وزير امور
خارجه
در گذشته مسافرت‌هاي رسمي بسيار محدود بود و
بعلت مشكلاتي كه از لحاظ ارتباطي وجود داشت و جابجايي مقامات عاليه مملكتي به ندرت
انجام مي‌شد.
با گسترش ارتباطات و
نقشي كه مقامات عاليه كشورها در حل و فصل مشكلات و مسایل بين‌المللي پيدا نموده‌اند
اين نوع مسافرت‌ها به نحو چشم گيري افزايش يافته است.
اين مسافرت‌ها به طور
معمول در سطوح مختلف، از روساي كشورها و دولت‌ها گرفته تا وزراء خارجه و ساير
اعضاء كابينه انجام ميشود و براي هر يك از اين سطوح مي بايست تمهيدات لازم در نظر
گرفته شود.
بخش ديگري از اين سفرها
براي شركت در مجامع عمومي سازمان هاي بين‌المللي انجام ميشود كه در مورد تنظيم
اين سفرها نيز مي‌بايست ترتيبات خاصي انديشيده شود.
نمايندگي هاي ديپلماتيك
اصلي ترين نقش را در تنظيم اين نوع سفرها به عهده دارند و امروزه در شرح وظایف
نمايندگي‌ها تدارك اين نوع سفرها جايگاه ويژه اي دارد. اهم سفرهايي كه بطور معمول
نمايندگي‌ها درگير آن هستند به شرح ذيل قابل احصاء مي‌باشد:
الف- مسافرت رسمي ریيس
كشور
سفر رسمي يك ریيس كشور
به كشور ديگر واقعه مهمي در روابط بين دو كشور مي‌باشد و مستلزم تشريفات خاصي است،
و از مدتها قبل بايد مقدمات آن فراهم شود.
ریيس كشور اصولاً
نماينده مملكت و مردم خود مي‌باشد و به اين اعتبار از احترامات مخصوصي برخوردار
است و اين احترامات و مراسم صرفاً براي شخص وي نيست و بنابراين شخص ریيس كشور
نبايد به احتراماتي كمتر از آنچه استحقاق دارد تن در دهد.
مبناي حقوقي و منطقي
اين احترامات اين است كه احترامات و تشريفات رسمي كه در مورد ریيس كشور به عمل ميآيد
صرفاً متعلق به شخص وي نيست، بلكه متعلق به كشور وي مي‌باشد، بنابراين وي نمي‌تواند
از حقي كه متعلق به او نيست صرفنظر كند.
در زندگي جاري بين‌المللي،
روساي كشورها سفرهاي متعددي انجام مي‌دهند و اين سفرها بيشتر بمنظور حل و فصل
مسایل بين‌المللي و يا روابط دو جانبه انجام ميشود و اغلب اين سفرها ناگهاني و
كوتاه است و تشريفات مفصلي ندارد.
اين سفرها غالباً غير
رسمي است كه در اين مبحث اينگونه سفرها مورد نظر نمي باشد. بلكه مراد سفرهاي رسمي
است كه به عنوان ديد و بازديد روساي كشورهاي مختلف صورت ميگيرد و از مدتها قبل
تدارك ميشود، و معمولاً انجام اينگونه سفرها در گسترش روابط كشورها داراي اثرات
مطلوبي است.
قبل از انجام اينگونه
مسافرت‌هاي رسمي، معمولاً دقايق آن از جانب طرفين مورد بحث و مذاكره قرار ميگيرد
و برنامه مسافرت تنظيم مي‌گردد و پس از تصويب از جانب دو طرف بصورت كتابچه كوچكي
كه معمولاً به دو زبان محلي و خارجي است به چاپ مي رسد در اين كتابچه برنامه
مسافرت و تاريخ دقيق انجام آن، ساعات ورود و خروج و برنامه روزانه ملاقات‌ها و
بازديدها، اسامي هيأت استقبال كننده، مهمانداران و تلفن هاي ضروري و نشاني اماكن
درج مي‌گردد.
قبل از انجام مسافرت طي
يك اعلاميه رسمي طرفين تمايل مشترك خود را به انجام سفر رسمي اعلام مي‌دارند و
اقدامات ذيل نيز صورت مي‌پذيرد:
– يك ميهماندار عالي و
بسته به تعداد ميهمانان و تركيب هيأت، چند مهماندار براي همراهي آنان از پيش تعيين
مي‌شوند.
– اسكورت تشريفات، گارد
حفاظتي و به اندازه لازم اتومبيل تشريفاتي در نظر گرفته ميشود.
– ریيس كشور ميزبان
معمولاً براي استقبال از همتاي خود در فرودگاه يا ديگر مبادي ورودي كشور حاضر ميشود.
– ریيس دولت، اعضاي
كابينه و ديگر مقامات مهم لشگري و كشوري در اين مراسم حضور مي‌بابند.
– روساي مأموريت هاي
ديپلماتيك و نمايندگان و سازمان هاي بين‌المللي نيز در اينگونه مراسم دعوت مي‌شوند.
– نوع لباس از قبل تعيين
و به اطلاع مستقبلين مي‌رسد.
– گارد احترام در محل
حاضر ميشود و جايگاه مخصوص از قبل پيش بيني ميشود.
– صف مقامات رسمي محلي،
هيات ديپلماتيك مقيم، و اتباع كشور ميهمان و خبرنگاران نيم ساعت قبل از فرود
هواپيما مرتب ميشود.
– پس از توقف هواپيما
ریيس مأموريت كشور ميهمان كه در فرودگاه حضور دارد بداخل هواپيما رفته و پس از عرض
خير مقدم تركيب هيات استقبال كننده را براي ریيس كشور خود توضيح ميدهد و به اتفاق
او از هواپيما خارج ميشود، ریيس كشور نخستين فردي است كه از هواپيما خارج و از
پلكان پیين ميآيد.
– در پیين پلكان هواپيما،
از طرف ریيس كشور ميزبان و يا نماينده وي خير مقدم گفته ميشود ابتدا ریيس كشور
ميهمان همراهان بلندپايه خود را به ریيس كشور ميزبان معرفي مي‌كند و سپس مقامات
عاليرتبه كشور مهمان به ریيس كشور ميزبان معرفي مي‌شوند.
– مسير حركت از هواپيما
تا جايگاه مخصوص و از جايگاه تا پاويون تشريفاتي با فرش قرمز مفروش ميشود كه هم
نشانه احترام به مهمانان مي‌باشد و هم مسير حركت تشريفاتي مشخص مي‌گردد.
– پس از انجام مراسم
معارفه ریيس كشور ميزبان مهمان خود را به جايگاه مخصوص هدايت مي‌كند، در حاليكه
پرچم كشور مهمان در سمت راست جايگاه و پرچم كشور ميزبان در سمت چپ جايگاه در
اهتزاز مي‌باشد دسته موزيك ابتدا سلام رسمي كشور مهمان و سپس سلام رسمي كشور
ميزبان را مي‌نوازد و سپس ۲۱ تير توپ به افتخار ریيس كشور مهمان شليك ميشود و فرمانده گارد
احترام گزارش نظامي معروض داشته و از ریيس كشور ميزبان تقاضا مي‌كند از گارد
احترام بازديد به عمل آورد.
– ریيس كشور مهمان در
حاليكه در سمت چپ ریيس كشور ميزبان قرار دارد از گارد احترام بازديد به عمل آورده
و در مقابل پرچم‌ها اداري احترام مي‌نمايد و در پايان بازديد نيز در مقابل گارد
احترام مكث نموده و با سر به ریيس گارد و واحد تحت فرماندهي وي اداي احترام مي‌نمايد.
– سپس رؤسا دو كشور
مجدداً در جايگاه مخصوص قرار گرفته و گارد احترام از مقابل آنان رژه مي‌رود.
– سپس رؤسا دو كشور از
جايگاه مخصوص پیين آمده و به جانب صف مستقبلين كه در راس آن هيات ديپلماتيك مقيم، مقامات
مملكتي جمعي از اتباع كشور مهمان قرار دارند، پيش رفته و با آنان آشنا مي‌شوند.
– در پاويون تشريفاتي
روساي دو كشور و همراهان عاليرتبه اندكي استراحت نموده و پذيرايي مختصري از
مهمانان به عمل ميآيد و در اين فرصت ارباب جرايد و راديو تلويزيون مبادرت به تهيه
خبر، عكس و فيلم مي‌نمايند.
– روساي دو كشور از
فرودگاه عازم محل اقامت ریيس كشور مهمان مي‌شوند. اتومبيل اول حامل روساي دو كشور
مي‌باشد كه جايگاه سمت راست را مهمان و جايگاه سمت چپ را ميزبان اشغال مي‌كنند و
پرچم هاي دو كشور نيز به همين ترتيب نصب ميشود.
– طرز تنظيم حركت اتومبيل‌ها
با رعايت اصل تقدم انجام ميشود و مجموع هيات وسيله اسكورت و گارد تشريفاتي مركب از
موتورسواران و نيروهاي زبده اسكورت و حفاظت مي‌شوند.
– ریيس كشور ميزبان،
مهمانان خود را تا سرسراي كاخ محل اقامت ریيس كشور مهمان همراهي و در آنجا
مهمانداران عالي به حضور ریيس كشور مهمان معرفي مي‌شوند و برنامه بازديد در اختيار
آنها قرار ميگيرد.
– در فاصله حركت مقامات
دو كشور از فرودگاه تا محل اقامت، بخاطر كثرت تعداد اتومبيل‌ها و مهمانان و
مستقبلان مي‌بايست مسؤولان تشريفات آنچنان مديريتي اعمال نمايند كه در امر اسكورت
حفاظت، حمل و نقل بموقع مهمانان و همراهان و حمل چمدان‌ها و اثاثيه آنان نقصي وجود
نداشته باشد و كليه موارد پيش بيني شده باشد.
– در محل اقامت ریيس كشور
مهمان بلافاصله پرچم آن كشور افراشته ميشود و در طول اقامت وي تنها اتومبيل حامل
ریيس كشور پرچم كشور مهمان را دارد و حتي سفير وي كه در اتومبيل ديگر او را همراهي
مي‌كند نمي‌تواند از آن پرچم استفاده نمايد.
– چنان چه در سفر ریيس
كشور همسر وي او را همراهي كند، در مراسم استقبال از بانوان نيز مي‌بايست حضور
داشته باشند و جاي آنها از نظر تقدم در كنار همسرانشان مي‌باشد.
ب- مسافرت رسمي ریيس
دولت
سفرهاي رسمي روساي دولت‌ها
كم و بيش مانند مراسم روساي كشور ما است، ولي داراي تشريفات ساده تر و محدودتري مي‌باشد
و بطور عمده اختلاف آن در فهرست استقبال كنندگان، درجه و مقام مستقبلين، محل
اقامت، نوع پذيرايي‌ها و مدعوين و ملاقات با اشخاص و بازديد از موسسات مي‌باشد.
پ- سفر رسمي وزير امور
خارجه
مسافرت وزير امور خارجه
به اعتبار اينكه ریيس دستگاه ديپلماسي است همواره از اهميت ويژه‌اي برخوردار است و
دخالت مستقيم مأموريت‌هاي ديپلماتيك را ايجاب مي‌نمايد. مضاف بر اينكه غالباً سفر
وزير امور خارجه مقدمه گسترش روابط كشورها و انجام مسافرتهايي در سطوح بالاتر مي‌باشد.
لازم به يادآوري است كه
مسافرت‌هاي رسمي از اشتغالات سخت و دقيق تشريفات وزارت امور خارجه و مأموريت‌ها مي‌باشد
و هميشه منشاء مشكلات فراوان و مستلزم دقت و صرف وقت زياد است.
علت دشواري وظایف
تشريفات و مأموريت‌ها در مورد سفرها اين است كه براي ترتيب و اجراء يك مسافرت رسمي
مي‌بايست با ادارات مختلف تماس گرفت و يا مكاتبه نمود و بر فعاليت و حسن جريان كار
هر يك بطور جداگانه نظارت نمود و چون تمركز اين امور در تشريفات و مأموريت
ديپلماتيك دولت متبوع مي‌باشد كوچكترين خطاها به حساب آنها گذاشته ميشود و در عمل
هم مسیوليت امر بعهده اين دو مركز مي‌باشد.
بنابراين داشتن ارتباط
مداوم با ادارات و دستگاههاي مختلف ايجاب مي‌نمايد كه تشريفات وزارت امور خارجه
جداول و دستور كار نوشته شده‌اي براي اداره صحيح امور تشريفاتي در اختيار داشته
باشد و تلفن تماس افراد و سازمان‌هاي مختلف و نشاني آنها به نحو مرتبي در دسترس
باشد و برابر هر برنامه تشريفاتي علاوه بر برنامه توافق شده، يك فهرست انجام امور
براي كنترل برنامه پيش بيني شود تا همواره امكان كنترل امور انجام شده و يا در دست
انجام وجود داشته باشد.
ملاحظات:
– سفر ریيس كشور يكي از
اشتغالات مهم نمايندگي‌ها در طول يك دوره مأموريت مي‌باشد و بطور معمول اين گونه
سفرها در ارتقای سطح روابط دو جانبه داراي اثرات قابل توجهي است.
– در عين اين كه قبل از
سفر ریيس كشور هيأت‌هاي متعددي از تشريفات رياست جمهوري، وزارت امور خارجه و ديگر
ارگان‌ها براي انجام هماهنگي‌هاي لازم به كشور محل توقف نمايندگي سفر مي‌كنند، ولي
مسیوليت اصلي به عهده نمايندگي است و شايسته است براي هر يك اين سفرها برنامه
منظمي در اختيار داشته باشد.
– تهيه و توافق در خصوص
برنامه سفر و موضوعات مورد مذاكره و پيش بيني تهيه پيش نويس‌هاي لازم و مبادله اين
نوع پيش نويس‌ها و نزديك تر نمودن نظرات طرفين در اين خصوص مي‌تواند بخش مهمي از
اهداف سفر را انجام دهد.
– رعايت ملاحظات امنيتي و
حفاظتي و انتقال اطلاعات لازم به مقامات محلي در خصوص فعاليت گروه‌هاي مخالف و
مبادله اين نوع اطلاعات با مقامات مربوطه.
– تدارك و تنظيم تعداد
ملاقات‌ها، مقامات ملاقات كننده، پيش بيني وسیل نقليه و سپردن هماهنگي هر يك از
اين امور به اعضاي نمايندگي.
– پيش بيني سفرهاي جنبي و
يا بازديد از آثار تاريخي و اماكن ديدني و گنجانيدن اين مقولات در برنامه سفر.
– اطمينان از به همراه
آوردن كاغذهاي مخصوص براي تنظيم موافقت‌ها توسط هيأت‌هاي رسمي.
– پيش بيني تهيه فهرست
افرادي كه در طي اين سفر به دريافت مدال و يا نشان‌‌هاي دو كشور مفتخر خواهند شد
در صورتي كه به طور اصولي مبادله نشان و مدال در برنامه گنجانيده شده باشد.
– فراهم آوردن تسهيلات
دسترسي خبرنگاران براي دادن پوشش خبري لازم به برنامه سفر و هماهنگ نمودن اين امر
با مقامات محلي.
– تهيه فهرست شخصيت‌ها و
افرادي كه در طي اين سفر از جانب طرفين هديه دريافت خواهند كرد.
– پيش بيني و تدارك انجام
مصاحبه مطبوعاتي و فراهم نمودن تسهيلات لازم براي حداكثر پوشش خبري.
– پيش بيني انجام حداقل
يك ملاقات جمعي با ايرانيان مقيم و يا ترتيب انجام اين ملاقات با نخبه‌اي از
ايرانيان مقيم در كشور محل توقف.
– پيش بيني ترتيب يك
ملاقات خصوصي اعضاي نمايندگي و مسؤولان ارگان‌هاي رسمي با ریيس كشور يا دولت.
– تهيه گزارش نهیي از
انجام سفر و نتايج آن و انعكاس گزارش به رياست جمهوري و وزارت متبوع و وزارتخانه‌هاي
ذيربط.
http://mfatr.com/resource.php?kind=resource&sid=17
دیدگاه خود را بنویسید
