مهدي مومني نور آبادي
چكيده :
جامعه بشري حركت رو به جلو اي را براي تحقق جامعه اطلاعاتي شروع كرده است . در جامعه اطلاعاتي (كه اساس آن بر اطلاعات است) يكي از موضوعات مهم و داراي اهميت، مديريت اطلاعات مي باشد. با توجه به ابعاد مختلف و پيامدهاي گوناگون انقلاب اطلاعات و فن آوري اطلاعات سازمان ها و نهادها به خوبي دريافته اند كه بدون توجه و بهره گيري از استراتژي مديريت اطلاعات براي بقا و پيشرفت با چالش اساسي مواجه مي شوند.
هدف از نگاش اين مقاله تبيين جايگاه و ضرورت و نيز كاركردهاي مديريت اطلاعات در روابط عمومي الكترونيك مي باشد. چرا كه با توجه تعريف و ماهيت روابط عمومي الكترونيك اصولا تحقق اين پديده منوط به درك علمي «مديريت اطلاعات» مي باشد.
واژه هاي كليدي: مديريت اطلاعات، اطلاعات ، جامعه اطلاعاتي، اقتصاد اطلاعات روابط عمومي، روابط عمومي الكترونيك .
مقدمه
يكي از موضوعات مهم و حياتي در دنياي امروز «مديريت اطلاعات» مي باشد. طرح اين بحث اساسا تجلي نگرش مسئولانه و واقع گرايانه نسبت به «عصر اطلاعات» و جامعه اطلاعاتي است .
اكنون موسسات و سازمان ها به خوبي دريافته اند كه حفظ موقعيت شان - چه در جهت بهبود و چه در جهت توسعه معقول و مناسب فعاليت ها در ابعاد ديگر- بدون بهره گيري از استراتژي ها و راهبردهاي علمي و عملي «مديريت اطلاعات» ممكن نخواهد بود .
امروزه بحث مديريت اطلاعات با توجه به پيامدهاي انقلاب اطلاعات و ارتباطات ، غير قابل انكار مي باشد . بحث مديريت اسناد و مدا رك ، اطلاعات غير مدون و پراكنده ، اطلاعات غير كتبي نظير پيام هاي صوتي و عكس ها و تصاوير، جداول آماري ، اطلاعات ديجيتالي و ... ذهن متخصصان را سخت مشغول ساخته است.
همچنين يكي از پيامدهاي انقلاب اطلاعات كه در نتيجه رشد غير قابل تصور اطلاعات است «انفجار اطلاعات» مي باشد. اين معضل كليه مراحل اطلاعاتي اعم از گرد آ‌وري ، سازمان دهي و اشاعه را در بر مي گيرد. در اين ميان با توجه تراكم تكثر اطلاعات پديده «آلودگي اطلاعات» بوجود آ‌مده است كه بايد به آ‌ن توجه لازم شود.
از طرفي واحده اي روابط عمومي به عنو ان يك منبع ا طلاعتي شناخته مي شود (مير سعيد قاضي ، 1382 ، ص 135) و همچنين روابط عمومي بزرگترين مشاور و بزرگ ترين سازمان اطلاعاتي مد يريتي مي باشد. و با توجه به اينكه امروز اطلاعات، كليد حركت است، شايد به جرات بتوان گفت كه سازمان هايي كه نمي توانند اطلاعات بدست ‌آورند يا با كمبود اطلاعات مواجه اند اكثرا دچار مشكل مي شوند. اگر ما روابط عمومي را به عنوان يك سازمان منتقل كننده اطلاعات محيطي به مديريت و همين طور ارتباط دهنده مديريت و سازمان به محيط بدانيم آن وقت مي پذيريم كه اين واحد نقش بسيار مهمي در سازمان ها دارد . و نيز اگر ما مديريت روابط عمومي را مديريت استراتژيك بدانيم، يكي از نقاط ممتاز و ويژه اين نوع مديريت تاكيد بر محيط بيرون سازمان و حتي جهان است . در اين راستا، اين وظيفه روابط عمومي هاست كه بايد محيط بيروني را بررسي كنند و ‌آنرا تحليل نمايند چرا كه تنها «اطلاع رساني» كافي نيست .
با توجه اين مقدمه مي توان گفت كه اكنون تمامي سازمان ها و حتي ملت هاي مختلف مجبور به حركت به سوي جامعه اطلاعاتي مي باشند و اين پديده ديگر ضرورت انكار نا پذير جامعه بشري به حساب مي ‌آيد از طرفي با توجه به نقش حياتي روابط عمومي ها در چنين فضايي ضرورت توجه به پديده «مديريت ا طلاعات» غير قابل انكار مي باشد.
مديريت اطلاعات و روابط عمومي
يكي از موضوعات مهم روابط عمومي ها بويژه روابط عمومي الكترونيك (با توجه به ماهيت آن) در «جامعه اطلاعاتي» ، «مديريت اطلاعات» است طرح بحث «مديريت اطلاعات در روابط عمومي اساسا تجلي نگرش مسئولانه و واقع گرايانه به عصر ارتباطات و اطلاعات و جامعه اطلاعاتي است. اكنون سازمان‌ها و موسسات به خوبي دريافته اند كه حفظ موقعيت شان چه در بهبود سازماني و چه در جهت توسعه معقول و مناسب فعاليت ها بدون بهره گيري از استراتژي ها و راهبردهاي علمي و عملي مديريت اطلاعات ممكن نخواهد بود. (شاهنگيان ، 1372 ، ص15)
بسياري از سازمان ها براي اينكه از فن آوري اطلاعات به شيوه اي اثر بخش و موفيت آميز استفاده بهره برداري نمايند دو پست جديد ايجاد كرده اند :
الف)مديريت ارشد اطلاعات
ب) مديريت ارشد فن ‌آوري
مدير ارشد اطلاعات با مدير ارشد فن ‌آوري همكاري مي نمايد تا به سازمان اطمينان داده شود كه اطلاعات لازم براي تدوين اجرا و ارزيابي برنامه ها ، در هر زمان كه مورد نياز باشد در دسترس خواهد بود. اين افراد مسئوليت ايجاد پايگاه هاي اطلاعاتي گردآوري اطلاعات به روز كردن و نگهداري آنها را بر عهده دارند (ديويد، 1380،ص 221) همچنين مدير ارشد فن آوري يك متخصص در رايانه است و بيشتر به جنبه هاي فني اطلاعات توجه مي نمايد ، مانند تهيه داده ها ، پردازش آنها، به كارگيري سيستم هاي پشتيبان تصميم گيري و خريد و تهيه نرم افزار و سخت افزار هاي لازم (همان منبع پيشين، ص 221) از طرف ديگر امروزه بحث مديريت مدارك اسناد ، اطلاعات غير مدون و پراكنده اطلاعات غير كتبي نظير پيام هاي صوتي، نمودار هاو نقشه ها ، عكس ها و تصاوير ماهواره اي و جداول آماري و نظاير آنها ذهن متخصصان را سخت مشغول ساخته است .
يكي ديگر از پيامدهاي انتصاب اطلاعات – در نتيجه رشد غير قابل تصور اطلاعات – «انفجار اطلاعات» مي باشد اين معضل تمامي مراحل اطلاعاتي اعم از گرد ‌آوري، سازمان دهي و اشاعه را در بر مي گيرد . اطلاعات به اندازه اي متراكم و متكثر شده كه برخي از متخصصان از آن به عنوان «آلودگي اطلاعاتي» ياد مي كنند.
با اين مقدمه مديريت اطلاعات را مي توان اينگونه تعريف كرد: «به كار گيري اصول مديريت براي فراهم اوردن سازمان دهي، كنترل ، اشاعه و كاربرد اطلاعات به منظور اجراي موثر و كارآمد در سازمان و موسسات»
مديريت اطلاعات با چند مقوله ارزشي سر و كار دارد، از جمله كيفيت، مالكيت استفاده و امنيت اطلاعات در مورد عملكرد سازمان ها و نهادها در حقيقت مديريت اطلاعات تمامي فرايند هاي اطلاعاتي اعم از دريافت ، ذخيره سازي اشاعه و فناوري را در بر مي گيرد.
نقش مديريت اطلاعت در جامعه ‌امروزه به گونه اي است كه مي توان ادعا كرد مهم ترين عوامل پيشرفت كشوهاي به اصطلاح شمال در راستاي توسعه اجتماعي اقتصادي و فرهنگي توجه روز افزون به موضوع «مديريت اطلاعات» است .
مديريت اطلاعات و روابط عمومي الكترونيك
اگر بخواهيم تعريفي كوتاه اما جامع از روابط عمومي الكترونيك داشته باشيم بايد بگوييم كه «روابط عمومي الكترونيك روش بكار گرفتن فناوري هاي نوين ارتباطات و اطلاعات و سيستم‌هاي نوين اطلاع رساني و اطلاع يابي براي ارائه خدمات منطبق با خواسته ها و نيازهاي مخاطبان به طور لحظه اي به منظور تحقق بخشيدن به هدف هاي روابط عومي است» (مومني نور آبادي، 1383، ص 34)
در اين تعريف ساده (اما در عين حال جامع) بر نقش حياتي و اساسي اطلاعات تاكيد مي كند و همانطور كه قبلا نيز مطرح شد اصولا روابط عمومي يك «منبع اطلاعات» به شمار مي آيد. لذا مي توان چنين ادعا كرد كه عدم توجه به مقدمه مديريت اطلاعات در روابط عمومي الكترونيك حركتي بدون هدف و تلاشي بدون برنامه و استراتژي در جامعه اطلاعاتي مي باشد.
حال در اينجا براي درك بهتر مفهوم مديريت ا طلاعات نياز به شرح چندمحور اساسي در اين رابطه است .
الف ) جامعه اطلاعاتي
جامعه ا طلاعاتي را مي توان يك جامعه پست مدرنيستي به حساب ‌آورد كه بر توليد اطلاعات متكي است . در حالي كه جامعه مدرن (عصر انقلاب صنعتي) بر توليد كارخانه اي و ماشين آلات صنعتي متكي و استو ار بود. به عبارت بهتر مي توان گفت مشخصه عصر مدرن ، كارخانه و محصولات صنعتي و كشاورزي است و مشخصه عصر پست مدرن اطلاعات است . گران بها ترين كالا در جامعه اطلاعاتي اطلاعات است در اين جامعه، اين فكر است كه ارزش است و در اين جامعه ما با فكر سالارها سر و كار داريم .
گروهاي تشكيل دهنده جامعه اطلاعتي سه دسته اند:
1- اطلاع سازها
2- اطلاع پردازها
3- اطلاع خواه ها
نيازهاي جامعه اطلاعاتي با توجه خصيصه اصلي آن وابستگي شديد به توليد و مصرف اطلاعات است .
ب) اطلاعات طبقه بندي و معرفي ‌انواع آن
با توجه به تعريفي كه از مديريت اطلاعات داشتيم بايد تقسيم بندي مشخص و علمي از اطلاعات داشته باشيم در يك تقسيم بندي ساده مي توان اطلاعات را سه نوع در نظر گرفت .
الف) اطلاعات عمومي
ب) اطلاعات شخصي
ج) اطلاعات خصوصي
الف) اطلاعات عمومي : اين دسته اطلاعات در قلمرو عام قرار دارد كه براي استفاده عموم مي باشد.
ب) اطلاعات خصوصي : اين دسته اطلاعات اطلاعاتي است كه با هدف توزيع عام تهيه نمي شود بلكه براي تامين نوعي اهداف خصوصي گردآوري و ذخيره مي گردد . با توجه به هزينه هاي صرف شده براي تهيه اين نوع اطلاعات دسترسي عمومي به اين اطلاعات براي صاحبان و دارندگان آن سودآور نخواهد بود.
ج) اطلاعات شخصي : اين نوع اطلاعات معمولا به اطلاعات افراد مشخص و خاص اطلاق مي شود . مثل اطلاعات بازار پژوهي در مورد افراد خاص (فيدر ، 1380 ، ص 118 ) .
همچنين در ديدگاهي كه «اطلاعات را منبع قدرت مي داند» سه نوع مختلف اطلاعات كه منابع قدرت هستند عبارتند از :
الف) اطلاعات رايگان
ب) اطلاعات تجاري
ج) ا طلاعات استراتژيك
الف) اطلاعات رايگان : اين اطلاعات از نوع اطلاعات عمومي مي باشند و عاملان ، مايل اند بدون اجرت مالي به وجود آورند و توزيع كنند. فرستنده (يا توليد كنند) از دريافت كننده (يا مصرف كننده) اي كه به درستي اطلاعات باور دارد متنفع مي شود و از اين رو محرك هايي براي توليد آ‌ن دارد. اطلاعات علمي يك كالاي عمومي است، اما پيام هاي متقاعد ساز نظير پيام هاي سياسي و بيشتر بر منفعت شخصي استوارند. بازاريابي سخن پراكني و تبليغات نمونه هاي اطلاعات رايگان اند انفجار در كميت اطلاعات رايگان شايد آشكار ترين تاثير انقلاب اطلاعات باشد.
ب) اطلاعات تجاري: اطلاعاتي كه افراد تمايل دارند با دريافت وجه آنرا ارسال دارند فرستندگان غير از اجرتي كه براي اطلاعات ارسال شده دريافت مي كنند از باور دا شتن اطلاعات توسط ديگران نه سودي به دست مي‌آورند و نه زياني متحمل مي شوند.
ج) اطلاعات راهبردي: اين اطلاعات باعث بوجود آمدن مزيت هاي بسياري براي صاحبان ‌آن (به شرطي كه رقيبان فاقد آن اطلاعات باشند) بوجود مي آيد.
از طرفي ديگر براي اطلاعات ويژگي هايي مطرح مي شود كه شش ويژگي بارز را مي‌توان براي ‌آن مطرح كرد.
الف) كميت اطلاعات
ب) محتوا
ج) ساختار
د) زبان
هـ) كيفيت
ز) عمر
3- اقتصاد اطلاعات
در عصر اطلاعات و جامعه اطلاعاتي نوعي جديد از اقتصاد مانند ديگر پديده ها) به وجود آمده است. در اين اقتصاد انديشه ها ، تصوير هاي ذهني و دانش از فرآورده هاي مادي، ماشيني و مواد خام اهميت بيش تري پيدا ميكنند. همان گونه كه مهار و بهره گيري از انرژي موجود جامعه صنعتي شد به همان ترتيب نيز تسلط بر داده پردازي و انتقال داده و اطلاعات «اقتصاد اطلاعات» يا «اقتصاد مبتني بر اطلاعات» را پديد آورنده است.
اقتصاد اطلاعات از چهار عنصر اصلي تشكيل شده است :
الف) فناوري اطلاعات
ب) دارايي هاي معنوي
ج) كتابخانه ها و بانك هاي اطلاعاتي الكترونيكي
د) فناوري زيستي و كتابخانه ها و بانك هاي اطلاعاتي سنتي
4- سواد اطلاعات
سواد اطلاعاتي از موضوعات جالب و جديد در عصر اطلاعات است اين موضوع را ميتوان يكي از عوامل موثر براي حضور موفق و پويا در اين عصر ، به ويژه براي كارگزاران روابط عمومي دانست كه البته براي كارگزاران و پرسنل روابط عمومي الكترونيك شرط لازم مي باشد.
سواد اطلاعاتي را مي تو ان چنين تعريف نمود: «مجموعه اي از توانايي ها و مهارت هاي براي جستجو، ارزيابي و استفاده موثر از اطلاعات» و نيز با سواد اطلاعاتي به كسي اطلاق مي شود كه «توانايي مكان يابي، دسترسي ، ارزيابي و استفاه موثر و بهينه از اطلاعات مورد نياز خود و ديگران را دارد.» (قاسمي، 1381 ، ص 25)
عموما سواد رايانه اي «تداعي كننده نوعي از مهارت» است كه متضمن كار‌آيي در تعدادي از كاربردهاي رايانه اي امروز مثل واژه پردازي و پست الكترونيك است . با وجود سرعت تحولات ، سواد نيز هدف كوچكي است زيرا فاقد «دوام» است از آن كه فناوري با حالت جست و خيز وار تغيير مي كند مهارت هاي كنوني كهنه مي شوند و راهي براي تبديل ‌آنها به مهارت هاي تازه نيست راه حل بهتر اين است كه افراد به طور مرتبط در پي سازگاري با تغييرات فناوري باشند اين امر مستلزم ياديگري مطالب بنياني كافي، در حدي است كه فرد را قادر سازد مهارت هاي جديدي را به شيوه اي مستقل و پس از تحصيلات رسمي كسب كند.
در مبحث سواد اطلاعاتي بايد بر عنصر «تبحر» به عنوان عامل تعيين كننده كه تضمن كننده سطح بالاتري از كارداني است ، تاكيد كرد تبحر در بهره مندي از فناوري اطلاعات مستلزم سه نوع مهارت است.
الف) مهارت هاي كاربردي
ب) درك مفاهيم بنيادي
ج) ارتقاي قابليت هاي فكري

نتيجه گيري
با توجه به مطالب بيان شده مشخص مي گردد كه براي حضور فعال (و حتي بقاء) در جامعه اطلاعاتي كه ضرورت انكار ناپذير پيش روي جامعه بشري است، بايد بحث مديريت اطلاعات بطور جدي طرح شود.
با توجه به جايگاه و نيز حساسيت كاركردهاي روابط عمومي و به ويژه روابط عمومي الكترونيك مقوله اطلاعات از اهميت حياتي برخوردار است . پديده ها و واقعيت هايي نظير اقتصاد اطلاعات، انفجار اطلاعات و آلودگي اطلاعات پيچيدگي و نيز اهميت روز افزون اطلاعات را براي ما روشن مي سازد . در چنين شرايطي با توجه به اينكه براي تحقق روابط الكترونيك نياز به بكارگيري فن آوري اطلاعات و ارتباطات است ، لذا بايد براي استفاده اثر بخش و بهره برداري هدفمند و داراي راهبرد ، به دو پست جديد توجه كرد.
الف) مديراطلاعات ب) مدير فن آوري
ميتوان «مدير اطلاعات» و يا به عبارت جامع تر «مديريت اطلاعات» را نيروي محركه و روح بكارگيري فن آ‌وري اطلاعات در جامعه اطلاعاتي و همچنين روابط عمومي الكترونيك ناميد. و در يك نگاه كردن ميتوان آنرا شرط لازم و مهم تحقق روابط عمومي الكترونيك دانست.
منابع و ماخذ
1- ديويد ، فرد ار. مديريت استراتژيك . ترجمه دكتر علي پارسائيان و دكتر سيد محمد اعرابي (تهران: دفتر پژوهشهاي فرهنگي ، 1380)
2- شارما، ديواكار. روابط عمومي حرفه اي بالنده. ترجمه ميترا كيوان مهر. (تهران: اداره كل تبليغات دولت، 1384)
3- شاهنگيان محمد حسين. مديريت اطلاعات و اطلاع رساني . (تهران : دانشگاه امام حسين، 1372)
4- فيدر، جان . جامعه اطلاعاتي . ترجمه علي رادباوه و عباس گيلوري . (تهران: نشر كتابدار، 1380)
5- قاسمي، علي حسين . تبحر در فناوري اطلاعات. (تهران: نشر چاپار ، 1381)
6- كينگما‌، بروس ‌آر. اقتصاد اطلاعات ترجمه دكتر حسين دياني. (تهران : كتابخانه رايانه اي ، 1380)
7- ميدوز، جك. شناخت اطلاعات . ترجمه محمد خندان (تهران : نشر كتابدار ، 1383)
8- مومني نور آبادي، مهدي. روابط عمومي الكترونيك . (تهران: اداره كل تبليغات دولت، 1383)
9- مومني نور ‌آبادي، مهدي. سلطاني فر، محمد. مقدمه اي بر روابط عمومي الكترونيك (تهران: سيماي شرق ، 1382)
10- مير سعيد قاضي، علي. تئوري و عمل در روابط عمومي و ارتباطات (تهران:, مبتكران ، 1382)
11- ويندال، سون. كاربرد نظريه هاي ارتباطات . ترجمه عليرضا دهقان. (تهران: مركز اطلاعات و تحقيقات رسانه ها ، 1376)
12- نوروزي، علي رضا . آلودگي اطلاعات . علوم اطلاع رساني. شماره 1 و 2 دوره 15 زمستان 1378
13- وبستر، فرانك. نظريه هاي جامعه ا طلاعاتي ترجمه اسماعيل قديمي. (تهران: قصيده سرا، 1380)
14- هانگر، ديويد. مباني مديريت استراتژيك . ترجمه محمد اعرابي. (تهران : دفتر پژوهشهاي فرهنگي، 1384)
سوابق علمي و پژوهشي نويسنده:
1- كارشناس ارشد ارتباطات اجتماعي – گرايش تحقيق در ارتباطات
2- مولف كتاب مقدمه اي بر روابط عمومي الكترونيك (تهران: سيماي شرق ، 1382) به همراه دكتر محمد سلطاني فر
3- مولف كتاب روابط عمومي الكترونيك (تهران : انتشارات اداره كل تبليغات دولت ، 1383)
4- كسب 2 نشان و لوح تقدير از نخستين جشنواره كتب، مقالات و پايان نامه ها روابط عمومي اسفند ماه 1383
5- مدرس ارتباطات و روابط عمومي
6- مولف نزديك 80 هشتاد مقاله در نشريات معتبر و روزنامه هاي سراسري
http://www.e-pr.ir/Users/ArticleDetails.aspx?Id=10

Copyright � 2009 yahyaee.com . All rights reserved E-mail : ahmadyahyaee@yahoo.com Mobile :  09122341386