« January 2007 | Main | March 2007 »
February 01, 2007
بررسي روابط عمومي ديجيتال و نقش آن در بهبود اطلاع رساني
بررسي روابط عمومي ديجيتال و نقش آن در بهبود اطلاع رساني
علي محمدنژاد
امروزه فناوريهاي جديد با حجمي فراوان زندگي و محيط كار و حتي ابعاد وجودي ما را تحت تاثير قرار داده و بشر امروزه بدون فناوري و بهرهگيري از آن امكان عملي براي ادامه حيات خود ندارد.شتاب انتشار دادهها و آمار و اطلاعات ناشي از عصر ديجيتال و الكترونيك به حدي است كه مي توان از آن به انفجار اطلاعات تعبير كرد.اينترنت مانند تار عنكبوت از ميليونها كامپيوتر تشكيل شده كه توسط ماهوارههاي مخابراتي,شبكههاي زميني تار مويي و وسايل بيسيم به يكديگر متصل شدهاند.
امروزه حداقل 52 ميليون نفر در بيش از 160 كشور دنيا به اينترنت دسترسي دارند و فضاي مجازي مخلوق كامپيوتر در 20 سال آينده عامل اصلي رشد اقتصادي خواهد بود و اين امر باعث مطرح شدن تغيير بزرگراه اطلاعات به اينترنت در سال 1995 گرديد.
فضاي مجازي نحوه برقراري ارتباط ميان افراد و انتشارات اطلاعات در سازمانها و نهادها و موسسات را از اساس دگرگون كرده است.امروزه شاهد انقلاب جديد در زمينه اطلاعيابي و اطلاعرساني و ارتباطات در فضاي مجازي هستيم و دهكده جهاني به ذهنيت جهاني تبديل شده است.اكنون انقلاب ارتباطات به انقلاب اطلاعات و انفورماتيك تغيير ماهيت داده است.روابط عمومي كه به عنوان حلقه واسط و اتصال دهنده نهادها و سازمانها به جامعه عمل ميكند,بايد در ايجاد ارتباط بيشتر و پيشرفتهتر نقش حياتي خود را ايفا كند.پيشرفت انفورماتيك در حال حاضر به حدي است كه مجازي سازي امري اجتنابناپذير به نظر ميرسد.محيطهاي مجازي مي توانند موانعي كه همواره انسان و فناوري را از هم دور نگهداشته است از ميان بردارند.در اين ميان روابط عمومي ديجيتالي فرصتهايي را فراهم ميسازد تا كيفيت ارائه خدمات به كاربران بهبود يافته و آنان را قادر ميسازد در هر ثانيه و دقيقه به حجم وسيعي از خدمات و اطلاعات دسترسي پيدا نمايند.اين نوع جديد روابط عموميها اطلاعات و دادههاي فناوري ارتباطي را براي ارائه خدمات بهتر به كار ميگيرند.
مفهوم روابط عمومي ديجيتال
روابط عمومي ديجيتال عبارتاست از:استفاده از فناوري ديجيتالي خصوصاً كاربردهاي مبتني بروب سايتهاي اينترنتي براي افزايش دسترسي و ارائه خدمات و اطلاعات ارتباطي به كاربران و سازمانها و نهادها و دريافت اطلاعات از طريق آن. اين روش زمينه بالقوهاي براي كمك با ايجاد رابطهاي ساده,روان و مؤثر بين سازمانها و موسسات با سازمانها و موسسات ديگر و نهادهاي اجتماعي و مدني در راستاي ارائه خدمات اطلاعات و خدمات ارزان قيمت,فوري و فراگير به كليه گروههاي كاربر فراهم خواهد كرد.بنابراين وظيفه روابط عمومي الكترونيكي و ديجيتال,ارائه اطلاعات و خدمات آنلاين از طريق اينترنت يا ساير وسايل الكترونيكي است.افزايش تقاضاي دسترسي به اينترنت براي دريافت خدمات و اطلاعات و اطلاعرساني,روشهاي ارتباطي و كار و زندگي را تحت تأثير قرار داده,لذا مديران روابط عمومي نميتوانند نسبت به اين درخواستها و تحولات بيتفاوت باشند.در روابط عمومي سنتي,ارتباطي يك سويه با مخاطب آن هم به طور جمعي صورت مي گرفت و شاهد يك روابط عمومي محوري بوديم ولي در فضاي جديد با مشتري محوري آن هم به صورت انفرادي مواجه هستيم.
ويژگيهاي روابط عمومي ديجيتال
روابط عمومي در جوامع اطلاعاتي آينده نقش مهمي در امر اطلاعرساني بهينه,ارائه سرويسها و خدمات به تك تك افراد جامعه خواهد داشت.ويژگيهاي خاص روابط عمومي ديجيتال سبب تسهيل دسترسي شهروندان و مخاطبان به اطلاعات و خدمات مورد نياز,بهبود پاسخگويي و اطلاعرساني به مخاطبان و سادهسازي فرايندهاي ارتباطات و كاهش هزينهها خواهد شد.روابط عمومي ديجيتال جهت ايفاي نقشهاي مورد اشارهويژگيهاي خاصي را داراست كه به برخي از آنها اشاره ميشود.
در روابط عمومي ديجيتال بهرهگيري از فناوريهاي نوين,هدف نيست بلكه وسيله است.وسيلهاي كه از آن جهت ارائه خدمات و سرويسهاي مورد نياز مخاطبان مورد استفاده قرار گيرد.روابط عمومي ديجيتال در بند قيد زمان و مكان نيست.خدمات و اطلاعات در تمامي روزها و ساعات در دسترس شهروندان و مخاطبان است.اين مسئله تا حد زيادي ضمن دسترسي راحتتر و بيشتر شهروندان به اطلاعات و خدمات مورد نياز خود,سبب جلوگيري از اتلاف وقت و نيز كاهش هزينههايي از جمله اياب و ذهاب,كاهش آلودگي هوا و ترافيك و غيره مي شود.
روابط عمومي ديجيتال منتظر نميماند تا ببيند مخاطب چه مي خواهد بلكه قبلاً فكر همه چيز را كرده است و براي برآورده شدن خواستههاي مخاطبان خود تمهيدات لازم را انديشيده است.
كارگزار روابط عمومي ديجيتال يك آدم فني نيست و نبايد هم باشد بلكه او ضمن آشنايي با مسايل IT تسلط به مسايل ارتباطي ايده ميدهد و تصميمسازي ميكند.اگر چه در روابط عمومي ديجيتال فناوريهاي نوين ارتباطي نقش عمدهاي را بازي مي كنند اما با اين حال همواره تكنولوژي سهم كمتري نسبت به بينش ديجيتالي دارد.
جريان ارتباطي در روابط عمومي ديجيتال برخلاف گذشته يك سويه و عمودي يعني از بالا به پايين و امري نيست.بلكه برعكس در اين روابط عمومي,ارتباطي دو سويه بين سازمان و مردم حاكم است,ضمن اينكه مخاطب در روابطعمومي ديجيتال جمع نيست بلكه فرد است و روابط عمومي ديجيتالي ميبايست پاسخگوي تكتك اعضاي جامعه اطلاعاتي باشد.
كار روابطعمومي ديجيتالي طرح ايده آن هم با بينش ديجيتالي است.در واقع جنبههاي سختافزاري مربوط به فناوريهاي ارتباطي در تخصص و وظيفه مهندسين مربوطه است و كارگزار روابط عمومي وظيفهاش طرح ايدههايي است كه اين ابزار را در جهت رسيدن به اهداف خود به كار ميگيرد.
وظايف روابط عمومي ديجيتال
مهمترين وظيفه روابط عمومي ديجيتال در جامعه اطلاعاتي آينده,برقراري ارتباط دوسويه و متعامل بين سازمانها و مردم,ارائه خدمات و اطلاعات مورد نياز شهروندان به طور مداوم و شبانهروزي است.روابط عمومي ديجيتال اين وظايف را به بهرهگيري از فناوريهاي نوين ارتباطي و از جمله اينترنت انجام خواهد داد.اهم وظايفي كه روابط عمومي ديجيتال در يك جامعه اطلاعاتي انجام خواهد داد عبارتنداز:
- سادهسازي نحوه ارائه خدمات به شهروندان و سازمانها و نهادها و تسهيل دسترسي آنان به اين خدمات.
- بهبود كارايي و اثر بخشي نهادها و سازمانها و موسسات از طريق حذف لايههاي ساختاري.
- تسهيل دسترسي شهروندان و مخاطبان سازمانها به اطلاعات مورد نياز از طريق جايگزيني شهروند مداري و اجتماعي مداري به جاي بوروكراسيمداري.
- بهبود پاسخگويي و اطلاعرساني به مخاطبان و تضمين پاسخگويي و اطلاعدهي در خصوص نيازهاي شهروندان و سازمانها از ديگر وظايف روابط عمومي ديجيتال است. در يك جامعه اطلاعاتي روابطعمومي موظف به پاسخگويي به شهروندان و رفع نيازهاي آنان و ارائه خدمات مربوط به آنان است.
- افزايش خلاقيت از طريق به كارگيري مكانيسمهاي ارتباطي و اطلاعگيري و اطلاعرساني در امور دولتي و غيردولتي از ديگر وظايف روابط عمومي ديجيتال است.اين مسئله منجر به افزايش بهرهوري و كارايي نهادها و سازمانها و بهبود امور جاري خواهد شد.
- سادهسازي فرآيندهاي ارتباطات و اطلاعرساني و كاهش هزينهها از طريق يكپارچهسازي و حذف موانع و سيستمهاي زايد و طبقه ديگر روابط عمومي ديجيتال است.
تحقق روابط عمومي ديجيتال
فناوريهاي نوين ارتباطي زندگي انسانها را دگرگون ساخته است و با فراگيرتر شدن آنها ابعاد مختلف زندگي جوامع انساني تغييراتي شگرف خواهد داشت.به تبع اين تغييرات صحبت از جامعه اطلاعاتي است.جامعهاي كه زندگي در آن مبتني و وابسته به فناوريهاي ارتباطي نوين از قبيل اينترنت است.لذا تمامي سازمانها و دولتها در تلاشند تا خود را براي حضور موثر در جامعه اطلاعاتي مهيا سازند.از اين رو بايد شرايطي را فراهم ساخت تا روابط عموميها نيز نسبت به ايجاد تغييرات لازم در خود اقدامات لازم را انجام دهند.به منظور پيادهسازي و ايجاد ساختارهاي لازم براي تحقق روابطعمومي ديجيتال,بايد نكات ذيل را در نظر گرفت.
- رهبري سازمان كه در راس هرم سازمان قرار دارد مي تواند با انديشيدن تدابير لازم و حمايت از طرحهاي پيشنهادي,روابط عموميها را براي رسيدن به اهداف خود ياري رساند.
ايجاد بينش سازماني در بين مديران در خصوص ضرورت جهتگيري فعاليتها و برنامههاي روابطعمومي به اين سمت و سوي.
- تعهد به تامين منابع و امكانات مورد نياز روابط عموميها از سوي مسئولان
- حمايت واقعي از تغيير روابط عمومي از سنتي به الكترونيكي و ديجيتالي
- اجراي سريع تغييرات موردنظر
- طراحي استراتژيك جهت تحولات آتي
- آمادگي بافتسازماني براي تحولات و ايجاد اميد به عدم خطر افتادن آنها
گذر از عصر صنعتي ملي به عصر ديجيتالي جهان مستلزم اين است كه غير از متخصصان فني,ديگران نيز بتوانند به تحولات مديريت جديد و مهارتهاي ارتباطات و رهبري كمك كنند,از اين رو مهمترين نقش رهبران و مسئولان روابطعموميها,تبيين تأثير فناوريهاي جديد برنهادها و سازمانهاست.رهبران سازمانها نه تنها بايد واقعيت فناوريهاي جديد را درك كنند و آگاهي مناسبي از آن داشته باشند,بلكه بايد محدوديتهاي خود را بشناسند.فناوريهاي جديد اين امكان را فراهم مينمايد كه كاركنان روابطعمومي در هر جايي كه هستند براساس زمان خود كار كنند.
مشكلات روابطعمومي ديجيتال
روابط عمومي الكترونيكي نقش مهمي در جهت ارائه اطلاعات و خدمات كيفي در يك جامعه اطلاعاتي به مخاطبان دارد,لكن تحقق اين نوع از روابط عمومي با مشكلات چندي روبهرو است كه ميبايست مسئولان امر از هم اكنون به فكر چارهانديشي براي مشكلات مورد اشاره باشند و زمينه را براي رسيدن به يك روابط عمومي ايدهآل در جامعه اطلاعاتي آينده مهيا سازند.برخي مشكلات و محدوديتهاي فراروي روابط عموميها جهت تحقق روابط عمومي ديجيتال عبارتنداز:
- عدم اطلاع كافي مديران سازمانها از مفاهيم مربوط به جامعه اطلاعاتي و روابط عمومي ديجيتال,ضرورت حركت به اين سمت و سو,كاركردهاي آن و نيز امكانات و ابزار مورد نياز يكي از مشكلات فراروي تحقق روابط عمومي ديجيتال است.
- فرهنگ و ذهنيت مردم سنتي است كه ميبايست اين فرهنگ و ذهنيت متناسب با شرايط جامعه اطلاعاتي تغيير يابد كه البته تغيير آن هزينه زيادي را در پي خواهد داشت.
- عدم وجود زيرسايتهاي مورد نياز در زمينه فناوريهاي اطلاعاتي از قبيل گسترش اينترنت و عدم آموزش كافي عمومي جهت استفاده از اين فناوريها نيز از جمله مشكلات موجود است كه ميبايست جهت حل آن تدابيري لازم انديشيده شود.چرا كه شرط نخست براي تحقق جامعه اطلاعاتي وجود زيرساختهاي لازم و مورد نياز آن است.
- امنيت در روابط عمومي ديجيتال دچار مشكل است و از آنجا كه عمده فعاليتهاي روابط عمومي ديجيتال ارائه اطلاعات و خدمات مورد نياز از طريق فناوريهاي نوين ارتباطي همانند اينترنت است ميبايست جهت جلوگيري از مخدوش شدن و سوءاستفاده از اطلاعات تدابير لازم انديشيده شود.
به هر حال جوامع امروزي اينك در حال گذار به جامعه اطلاعاتي آينده هستند,جامعهاي كه فناوريهاي اطلاعات و ارتباطات تمامي ابعاد زندگي انسانها را تحت تأثير قرار خواهد داد.جامعه ما نيز ناگزير از اين روند خواهد بود و خواه ناخواه به اين سمت و سو كشيده خواهد شد.در همين راستا دولت و مسئولان نظام در سخنان خود بارها به اهميت اين مسئله پرداختهاند و لزوم انديشيدن تدابير لازم در اين زمينه را يادآور شدهاند كه از جمله مصاديق آن ميتوان به تدوين طرح تكفا,اجراي طرح تحول نظام اداري كشور و برگزاري چندين همايش اشاره كرد.لذا همسو با اين اقدامات و تلاشها تغييرات بهوجود آمده در سازمانها و نهادها در سالهايآتي,روابطعموميها نيز ميبايست با انديشيدن تدابير لازم و با ايجاد تغييرات مورد نظر زمينههاي لازم را جهت تحقق روابط عمومي ديجيتال آماده سازند.
منابع:
- تار و پود اينترنت,فصلنامه رسانه شماره4
- روابط عمومي ديجيتال,روزنامه همشهري
- بينش ديجيتال پايه و اساس روابط عمومي ديجيتال ,سايتآيتيايران
- روابط عمومي چالشها و راهكارها,روزنامه اطلاعات
- تكنولوژي اطلاعات,نشر سفي
http://www.irantelecom.ir/?page=88&code=152
Posted by yahyaee at 12:18 PM | Comments (0)