چگونه يك كنفرانس خبري برگزار كنيم؟

| بدون نظر | بدون بازتاب

احمد يحيايي ايله اي (دكتراي ارتباطات)

 

-    ارتباط با رسانه ها

-    ارتباط با خبرنگاران

-    كنفرانس خبري چيست؟

-    الزامات كنفرانس خبري

-    دستور العمل برگزاري کنفرانس خبری

-    مديريت كنفرانس خبري

 

 

ارتباط با رسانه ها

 

ارتباط با رسانه ها كه زير مجموعه ارتباطات برون سازماني و يكي از عمده ترين وظايف روابط عمومي هاست اكنون بعنوان سهل الوصول ترين و متداول ترين راه ارتباط با مخاطبان انتخاب مي شود .

رسانه ها به عنوان يك امكان بالقوه، مناسب ترين فرصت را براي ارتباط روبط عمومي و افكار عمومي فراهم مي سازد .

" جيمز باچانان "مؤسس  و پايه گذار " روابط عمومي دنياي واقعي 13 قانون براي ارتباط با رسانه ها به شرح زیر برشمرده است :

1.   هر گزارشگر يک گزارشگر کليدي است : خبرنگاران شغلهاي خود را عوض مي کنند (یعنی از سرویسی به سرویس دیگر یا از روزنامه ای به روزنامه دیگر می روند).

2.   نشريات اينترنتي را ناديده نگيريد : نشريات اينترنتي معمولاً به دنبال اخبار هستند . به علاوه ، اکثر نشريات معتبر يک سايت اينترنتي هم دارند .

3.   به اخبار مرده ( اخباري که داراي ارزش خبري نيستند ) احترام بگذاريد : شغل گزارشگر، شغلي انتقادي و بسيار وابسته و حسّاس به زمان است . اگر نمي توانيد اخبار را به روز تهيه کنيد سريعاً به آنها اطّلاع دهيد تا بتوانند آنچه را مي خواهند از جاي ديگري پيدا کنند .

4.     اخبارتان را با ارزش نشان دهيد / بسازيد : سعي کنيد "اخبار"و مطالب رسانه اي را در محصول خود بيابيد و با آن پيش برويد .

5.   نقل قولها و مطالب خود را انساني کنيد :  اگر مصاحبه اي مي کنيد يا يک خبر رسانه اي مي نويسيد سعي کنيد آن را به خوبي و شايسته بيان کنيد . تلاش کنيد تا شباهت ها و نقاط مشترکي را بيابيد که براي عموم قابل فهم باشد .

6.   نشريه و اهداف خوانندگان خود را بشناسيد :  در مورد نشرياتي که به نقطة اختلاف نظر يا تفاوت هاي بين محصول شرکت شما و همکارانتان تأکيد مي کنند حسّاس باشيد .

7.   بر عليه مجلّات ديگر رقابت راه نيندازيد : راهي بيابيد تا براي هر مجلّه موضوعات مختلف با جنبه و زاويه اي متفاوت از همان داستان ارائه دهيد .

8.   دور انديشانه فکر کنيد : انتظار نداشته باشيد زماني که اخباري نداريد گزارشگران را ناديده بگيريد و هر وقت آنان را لازم دارید با خواهش شما اخبار شرکتتان را چاپ کنند.

9.      منابع تان را تقسيم کنيد : کارکنان ، مدیران و مشتریان را در ارایه اطلاعات مفید به خبرنگاران شریک کنید.

10. رقيب خود را بشناسيد : بدانيد رقيبانتان راجع به خودشان و شما چه مي گويند . اين مطلب به شما کمک مي کند که جوابهاي مناسبي را بيابيد و مطالب خود را براي مبارزه و روبرو شدن با ديدگاه هاي منفي که يک گزارشگر ممکن است در مورد شرکت شما يا خدمات و محصولات آن داشته باشد ، آماده کنيد .

11. هوشيارانه پيگيري کنيد : ماية آزار و اذيت نباشيد : اگر يک مصاحبه يا خبر رسانه اي احتياج به پيگيري دارد با همه امکاناتي که در اختيار داريد پيگير آن باشيد . اما تماس نگيريد که ببينيد آيا خبر شما چاپ می شود یا خیر .

12. تمام مطالب رسانه اي خود را مطابق با نيازهاي مجله و خبرنگاران فراهم کنيد : اگر شک داريد ، بپرسيد .

13. اخلاق گرا باشيد :  اين مطلب در مورد تمام فعاليت هاي روابط عمومي شما ، نه فقط روابط رسانه اي صدق مي کند . ارزش هاي اساسي خود را براي دستاورد ها  و اهداف کوتاه مدّت قرباني نکنيد"(2) .

 

ارتباط با خبرنگاران

 

«ارتباط با خبرنگاران يعني ارتباط با رسانه ها » پس با چنين اهميتي براي برقرار كردن ارتباط صميمي تر با خبرنگاران و روزنامه ها بعنوان نمونه مي توان اقداماتي متفاوت را انجام داد:

  • خبرنگاران را با دعوتنامه رسمي ( اداري ) به مراسم فراخوانيم .
  • بيوگرافي و عكس مديران جديد را به روزنامه ارسال كنيم .
  • بولتن هايي را كه چاپ مي کنیم به روزنامه ارسال شود .
  • براي روزنامه هاي محلي نیز بولتن ها ، مجلات و انتشارات مركز را ارسال كنيم .
  • در يك نظم سازماني هرچند مدت يك بار ( گزارش عملكرد ) به روزنامه ارسال كنيم .
  • قبل از فرارسيدن ايام خاص كه مرتبط با سازمان است با خبرنگاران تماس بگيريم و براي مصاحبه مديران سازمان اعلام آمادگي كنيم .
  • مي توانيم روز تولد خبرنگار مرتبط را با ارسال كارت تبريك به خانواده اش تبريك بگوييم.
  • اخبار را خلاصه اما کامل ارسال كنيم.
  • اجازه بدهيد مطالبي كه ارسال مي شود به نام خبرنگار ( چناچه خواست ) چاپ شود.
  • در يك كنفرانس خبري به سئوالات خبرنگاران پاسخ دهيم.
  • و ...

 

كنفرانس خبري چيست؟

 

كنفرانس خبري عموما در جهت اعلان آخرين خبر كه تازگي و گستردگي دارد برگزار مي شود. برگزاري اين كنفرانس ها هنگام بروز حوادث و بحرانهاي خاص نيز جهت توضيح ابهامات به خبرنگاران و افكار عمومي نيز پيشنهاد مي شود . در كنفرانس خبري كه يك يا چند نفر پاسخگوي سوالات خبرنگاران هستند و يكي از آزادترين انواع مصاحبه هاست تمامي خبرنگاران حق شركت در آن را دارند اين كنفرانس بايستي فصلي برگزار شود و در آغاز آن گزارشي از عملكرد فصل گذشته و برنامه هاي آتي سازمان در فصل آينده به خبرنگاران ارائه شود سپس برنامه ها توسط خبر نگاران به نقد كشيده شود و برنامه پرسش و پاسخ آزاد برگزار گردد.

مناسب نيست در يك كنفرانس خبري با تراكم و انبوه اطلاعات و اخبار از حضور مداوم و مستمر در رسانه ها محروم شويم بهتر است تنها يك و يا حداكثر دو مورد از موضوعات مهم كه تازگي هم دارد موضوع اصلي كنفرانس قرارگيرد .

كنفرانس هاي ويژه با موضوعات خاص در مواقع رويدادهاي مهم ، افتتاح ، نمايشگاهها ، سمينارها و اتفاقات و بحرانها نيز برگزار مي شود . ابتدا در چنين كنفرانس هايي موضوع اصلي كنفرانس به گفتگو گذاشته مي شود سپس بخشي به سئوالات خارج از موضوع كنفرانس اختصاص مي يابد. عنوان اين مطلب كه موضوع كنفرانس فلان است و سوالات فقط در اين حيطه باشد بازتابهاي منفي و مخرب در پي دارد و برخورد درستي نيست . خبرنگاران مطبوعات ، صدا و سيما ، خبرگزاري ، واحد مركزي خبر و خبرنگاران آزاد در اين جلسات شركت مي كنند .

طي نامه اي كه خبرنگاران دعوت مي شوند نام مصاحبه شونده ، موضوع مصاحبه ، محل ، ساعت و هدف مصاحبه بايستي به روشني اعلان شود . اين دعوت عموما حداقل يك هفته قبل با تاريخ مشخص و دقيق به رسانه ها اعلام مي شود و يك روز قبل از برگزاري آن طي تماس تلفني علاوه بر دعوت مجدد با خبرنگاران موضوعات و يا احتمالا تغييرات هماهنگ مي شود .

كنفرانس خبري دعوت روابط عمومي از رسانه ها براي انعكاس مطالب و در اختيار گرفتن بخشي از فضاي رايگان رسانه هاست كه اين اجابت ها در جاي ديگري ( مصاحبه اختصاصي ) بايستي پاسخ داده شود .

 

الزامات كنفرانس خبري

 

برات الله صمدي راد ( كارشناس ارشد ارتباطات) در مقاله ای با عنوان " تمهيدات برگزاري يك كنفرانس مطبوعاتي" عنوان می کند: "براي اينكه در برگزاري كنفرانس هاي مطبوعاتي بيشترين بهره برداري حاصل شود . روابط عمومي ها مي بايست تمهيدات و پيش بيني هاي زیر را اتخاذ نمايند.


الف : ضرورت و نياز مصاحبه : اولين نكته در برگزاري كنفرانس مطبوعاتي ضرورت و نياز آن است. يعني كارگزار روابط عمومي بايد بداند كه آيا برگزاري اين كنفرانس در اين مقطع زماني لازم است و آيا اطلاعاتي كه قرار است از سوي رئيس سازمان و يا مؤسسه در اختيار رسانه ها قرار گيرد ارزشمند براي افكار عمومي هست يا خير؟ زيرا چنانچه نمايندگان رسانه ها در يك كنفرانس مطبوعاتي حضور يابند و مشتي مطلب تكراري، خسته كننده و بي ارزش بشنوند اعتماد آنها سلب گرديدو در مصاحبه ها و كنفرانس هاي بعدي سازمان شما كمتر حضور نخواهند يافت و شما يكي از ذي قيمت ترين ابزار قابل استفاده روابط عمومي ها كه رسانه ها از دست داده ايد.


ب: تهيه متن مصاحبه :در مرتبه بعدي تهيه متن مصاحبه بايد مورد نظر قرار گيرد. روابط عمومي يك سازمان با توجه به آگاهي و اشرافي كه بر سازمان و مؤسسه خود دارد و با توجه به شمناختي كه از مخاطبان خود حاصل نموده مي بايستد مبادرت به تدوين متن مصاحبه نمايد.

بديهي است تدوين متن مصاحبه براي كنفرانس مطبوعاتي فرصتي است كه در آن مي توان با حوصله مطالب مهم و اساسي را همراه با آمار و جداول تنظيم نمود تا علاوه بر مطالب شفاهي مدير و رئيس سازمان مورد بهره برداري نمايندگان رسانه ها قرار گيرد.

و در صورتي كه نماينده رسانه اي در كنفرانس حضور نداشته باشد مي توان آن را برايش ارسال كرد تا در رسانه خود از آن استفاده نمايد.

ضمناً متن مصاحبه از پيش آماده شده به مصاحبه شونده امكان مي دهد تا با احاطه بيشتري بر آمار و ارقام و مطالب سخن بگويد و چنانچه مطلب مهمي را فراموش كرد رسانه ها با مراجعه به متن از آن استفاده نمايند. با اين حال متن مصاحبه نبايد از حد معمول بيشتر باشد و بايد از پراكنده نويسي و مطالب خسته كننده تكراري كرد.


ج : زمان مصاحبه : در يك كنفرانس مطبوعاتي زمان مصاحبه مهم است. بايد دقت كرد كه روز مصاحبه نبايد با روزهايي كه معمولاً روزهاي مهم و خبر ساز است يا قرار است رويداد مهمي اتفاق بيفتد كه تداخل نمايد مگر اينكه با آن رويدادها ارتباط داشته باشد. از سوي ديگر روزهاي آخر هفته و يا روزهاي تعطيل مثل پنج شنبه و جمعه براي مصاحبه انتخاب نشود زيرا امكان دعوت و جمع آوري خبرنگاران و نمايندگان رسانه ها مقدور نمي باشد . اما چنانچه لازم است در اين روزها نيز اطلاع رساني شود مي بايست از طريق فكس و ارسال خبر مطالب را به رسانه هايي نظير راديو ، تلويزيون ارسال نمود.

در مجموع اوايل و اواسط هفته براي برگزاري كنفرانس هاي مطبوعاتي مناسب باشد.
ضمناً انتخاب ساعت مصاحبه نيز از اهميت خاصي برخوردار است. بهترين ساعت براي برگزاري كنفرانس هاي مطبوعاتي ساعت 10 صبح مي باشد. زيرا هم تلويزيون فرصت پيدا مي كند آن خبر را در شبكه هاي و ساعات مختلف روز بويژه اخبار سراسري ساعت 14 پوشش دهد و هم  روزنامه هاي كشور كه اغلب صبحها منتشر مي شوند فرصت پيدا مي كنند. خبر را با شرح و بسط بيشتري منتشر نمايند.

 

د :تهيه و ارسال متن دعوت: بعد از اينكه زمان مصاحبه مشخص شد مي بايست دعوتنامه اي را تنظيم كرد و در آن از نمايندگان رسانه ها دعوت نمود تا در روز و ساعت مقرر در محل برگزاري كنفرانس ( كه آدرس دقيق آن را خواهيد نوشت) حضور يابند.

بهتر است در متن دعوتنامه به محورهاي گفت و گو فرد مورد نظر يعني مصاحبه شونده همراه با اسم و سمت اشاره شود. . نامه را به سردبير يا دبير سوريس بنويسيد و بعد از فكس و ارسال آن مجدداً پيگيري نموده و شخصاً از خبرنگار و رابطه خبري خواهش نماييد كه در كنفرانس حضور بهم رسانيد .

چنانچه حضور تلويزيون و شبكه هاي مختلف در كنفرانس مطبوعاتي ضروري است حتماً با مسوولان و خبرنگاران آن شبكه ها در ارتباط باشيد و از آفيش شدن برنامه خود مطمئن شويد. زيرا حضور دوربين تلويزيون با توجه به ويژگيها و مخاطبين گسترده از اهميت بسيار زيادي برخوردار است و به معني اهميت مصاحبه و كنفرانس شما نيز خواهد بود.


ه : ساير تمهيدات:علاوه بر پيش بيني تمهيداتي كه در بالابه آن اشاره شد نكات ريز و در عين خال مهمي وجود دارد كه مي بايست قبل ، حين و بعد از برگزاري كنفرانس به آنها نيز توجه كرد. از اين قبيل است:

1 - وضعيت نور، سيستم صوتي ، نظافت ، تزيين و ...اتاق كنفرانس را بررسي نماييد.

2 - ضبط صوت ، دوربين فيلمبرداري و عكاس روابط عمومي را توجيه نموده تا در روز و ساعت كنفرانس حضور داشته باشد. ( انجام عكاسي، فيلمبرداري و ضبط ضروري است زيرا به عنوان مستندات مي تواند در آينده مورد استفاده قرار گيرد).

3 - فولدرهاي كيف مانندي را طراحي نموده و بروشورها، جداول .كاتالوگ ، تصوير مصاحبه شونده متن مصاحبه ، كاغذ يادداشت ، خودكار و ... را در آن قرار دهيد.

ضمناً مي توانيد عكس مصاحبه شونده را در يك فلاپي طراحي نموده و تحويل خبرنگاران دهيد.
4 - به اطلاعات درب ورودي زمان و مكان مصاحبه را اطلاع دهيد تا خبرنگاران براي ورود مشكلي نداشته باشند.

5 - به نزديكترين آژانس تاكس تلفني اطلاع دهيد مقارن با ساعات پاياني كنفرانس تعدادي تاكسي در مقابل سازمان يا شركت شما براي بردن خبرنكاران حضور داشته باشند.
6 - تلاوت آياتي از كلام اله مجيد در ابتداي كنفرانس بر فضاي معنوي كنفرانس خواهد افزود فرد تلاوت كننده و قرآن براي اين كار آماده باشد.

7- چنانچه كنفرانس مصادف با ناهار يا شام باشد تدابير لازم و پيش بيني تعداد شام و افراد سرويس دهنده و مكان آن را بنماييد.

8 - هدايايي به رسم يادبود كه طرح و آرم سازمان شما بر آن نقش بسته باشد خالي از لطف نيست ولي ارزش آن نبايد آنقدر زياد باشد كه تصورات منفي خبرنگاران و ... را برانگيزد.

9 - دستگاه فكس ، تلفن و ... براي استفاده احتمالي خبرنگاران در مجاورت اتاق كنفرانس وجود داشته باشد.

10 - وسايل پذيرايي از قبيل چاي، شيريني ، ميوه و ... قبلاً هماهنگ شده باشد ليكن پذيرايي چايي در زمان مناسب و هنگامي كه دوربين تلويزيون مشغول فيلمبرداري نيست انجام شود.

11 - در هنگام ورود خبرنگاران آنان را بدرستي به محل كنفرانس راهنمايي كنيد در وروديها و اتاقهاي سازمان سرگردان نشوند.

12 - از قبل فرمي تهيه و هنگام ورود خبرنگاران نام، تلفن، فكس و رسانه هاي آنها را يادداشت شود.
13 - حتي المقدور منشورهاي 3 وجهي تهيه و اسامي كليه روزنامه هاي روي آنها بطرز زيبا نوشته و بر روي ميزها چيده شود . تا آنها هنگام مراجعه بر روي صندلي مورد نظر خود قرار گيرند. البته چنانچه تمايل به جا به جايي داشتند اجاره دهيد در هر جا محلي كه دوست دارند قرار گرفته و سپس منشور را در همان محل قرار دهيد. اين امر علاوه بر زيبايي خاص خود نشاندهنده حضور يا عدم حضور نمايندگان رسانه هاست . ضمناً چيدمان منشور را بطور تصادفي قرار دهيد تا از نوع چيدن آن تبعيض آميز بنظر نيايد.

14 - تعداد افراد دعوت شده را از قبل پيش بيني كنيد و چنانچه صندلي به تعداد كافي نيست ، آن را تأمين نماييد.

15 - چنانچه رسانه اي در كنفرانس حضور نداشت بعد از پايان كنفرانس متن مصاحبه را برايش ارسال نماييد.

16 - از خبرنگجارن و رسانه هايي  كه در انعكاس خبر شما تلاش نموده اند در روزهاي بعد بطور مكتوب يا شفاهي تشكر نماييد.

17- در هنگام ورود ، برگزاري و خروج در كنار آنها باشيد، خودتان را به آنها معرفي كنيد، خبرنگاران را كه نمي شناسيد با آنها آشنا شويد و در مجموع ارتباط گرم و صميمانه اي را با آنها برقرار نماييد.

18 - متن مصاحبه را به مجلات و هفته نامه هاي ذي ربط كه قبلاً دعوت نشده اند ارسال نموده و از اينكه امكان دعوت آنها وجود نداشته عذر خواهي نماييد"(3).

 

دستور العمل برگزاري کنفرانس خبری

 

دستور العمل زیر نیز برای مصاحبة عمومي (کنفرانس خبری ) با نمايندگان وسايل ارتباط جمعي در کتاب "چگونه روابط عمومی کنیم؟"  ارایه شده است:

ü             اطّلاع و کسب دستور از مدير

ü             مذاکره با افراد مربوط

ü             تنظيم برنامه ( وقت با توجه به برنامه هاي ديگر تعيين مي شود )

ü             انتخاب محل مصاحبه و توجه به :

الف : ميز و صندلي ها

ب : ميکروفن و ضبط صوت

پ : نور سالن

ت: محل نشستن مصاحبه شونده

ث: بيوگرافي مصاحبه شونده

ج: مترجم

چ: متن ها و عکس هاي لازم احتمالي

ح: عکاس مؤسّسه

خ: يادداشت و مداد

د: تنگ و ليوان آب و زير سيگاري

ذ : پذيرايي قبل از شروع

ر: تلفن هاي خارج از سالن مصاحبه براي خبرنگاران

ü       تهية ليست خبرنگاران :

     الف :  مطبوعات

      ب:   سازمان راديو و تلويزيون و وزارت فرهنگ و هنر

      پ:  خبرگزاريها ( خارجي در صورت لزوم )

      ت:  کانون خبرنگاران عکاس

ü       افراد ديگري هم لازم است که دعوت شوند ؟

الف : از مؤسّسه

ب:  ازخارج آن

ü       چه کسي مصاحبه شونده را معرفي خواهد کرد ؟

ü       هنگام چاپ کارت يا دعوتنامه  ( فارسي ، فرانسه يا انگليسي ؟ ) به اين نکات دقت شود:

     الف : نام مصاحبه شونده و عنوان رسمي او

      ب :  موضوع مصاحبه

     پ :  ساعت ، روز و محل

ü        ارسال کارت يا دعوتنامه

ü       پيگيري و اطمينان از رسيدن کارت به دست خبرنگاران

ü       تعيين مسئول ضبط

ü       ياد آوري به خبرنگاران خبرگزاريهاي پارس وراديو در مورد دستگاه ضبط صوت

ü       اطّلاع به مسئول مربوط براي آمادگي و نظافت

ü       روز قبل از مصاحبه :

      الف : بازديد سالن و اطمينان از تهية آنچه در رديف شمارة4 آمده است .

      ب : تماس با خبرنگاران ، تا از پيش خبر  مصاحبه را چاپ کنند .

     پ :  ارسال فهرست دعوت شدگان براي نگهباني مؤسّسه

     ت:   يادآوري به مسئولان براي در نظر گرفتن پارکينگ جهت اتومبيل هاي دعوت  شدگان

     ث : آزمايش ميکروفن و ضبط صوت

ü       در روز مصاحبه : 

    الف :  بازديد نهايي سالن

     ب :  تماس با نگهباني و مسئول پارکينگ

     پ :  استقرار مأمور در نقاط لازم بري راهنمايي دعوت شدگان

     ت :  پذيرايي تدريجي از دعوت شدگان

     ث : راهنمايي آنها به سالن مصاحبه و استقرار

      ج : يادداشت اسامي دعوت شدگاني که حضور به هم نرسانده اند 

      چ : معرفي مصاحبه شونده توسط مقام مسئول

      ح : شروع مصاحبه و توزيع عکس اگر لازم باشد .

ü       ورود به سالن در مدت مصاحبه ممنوع خواهد بود مگر در موارد اضطراري

ü       مشايعت مصاحبه شونده پس از اتمام برنامه تا در خروجي

ü       اتومبيل روابط عمومي براي بازگشت در اختيار خبرنگاراني گذارده مي شود که عجله دارند .

ü       پياده کردن نوار مصاحبه و ترجمة تدريجي در صورتي که به زباني غير از فارسي است .

ü       ارسال نسخة  اول متن مصاحبه براي مدير در صورت لزوم

ü       تهية خلاصه براي مطبوعات صبح يا عصر با توجه به ساعت مصاحبه

ü       بازديد نسخة اول عکس هاي مصاحبه

ü       ارسال متن کامل مصاحبه و عکس ها براي مسئولان  وسا ئل ارتباط جمعي

ü       تماس با مقامات سازمان راديو وتلويزيون به منظور حصول اطمينان از کيفيت نوار و فيلمي که تهيه شده است .

ü       مطالعة بريده جرايد روز بعد و تکميل پرونده امر با ذکر ساعت و دقيقه اي که خبر از راديو و تلويزيون پخش شده .

ü       تشکر تلفني از خبرنگاران و نويسندگان براي مصاحبه هاي بزرگ و مهم .

ü       تهية خلاصه مصاحبه ( و کامل آن در صورت لزوم ) و عکس براي بولتن مؤسّسه .

ü       تماس با متصدّي فيلم هاي خبري وزارت فرهنگ و هنر .

ü       ثبت شمارة فيلم خبري و تاريخي که در سينما ها به معرض نمايش گذارده شده در پرونده .

ü       ذکر فعاليت در گزارش ماهانه روابط عمومي "(4).

 

مديريت كنفرانس خبري

 

به بیانی ساده تر و کامل تر اقدامات كنفرانس خبري را به شرح زیر می توانیم یادآوری می کنیم:

 

 الف : قبل از برگزاري

- جمع‌آوري اطلاعات پيرامون موضوع كنفرانس

- تهيه پيش خبر برگزاري كنفرانس

- تهيه دعوت نامه و ارسال به رسانه‌ها (زمان ـ مكان، مصاحبه شونده و ... لحاظ شود).

- تزيين سالن و بررسي تجهيزات مكان برگزاري كنفرانس (نور ـ صدا ـ تهويه)

- تهيه وسايل اياب و ذهاب

- پيگيري تلفني دعوت ‌نامه‌هاي خبرنگاران

- تهيه گزارش كنفرانس جهت مصاحبه شونده

- تهيه اطلاعات خبرنگاران و ارائه به مصاحبه شونده

- مشخص كردن کارشناس رابط خبرنگاران جهت پاسخگويي به خبرنگاران

- تدارك تجهيزات ارتباطي در جنب كنفرانس جهت خبرنگاران

   ( اتاق خبرنگاران + تلفن + فكس + اينترنت + موبايل ـ تايپ)

- تهيه اطلاعات، برشور، فكس در ارتباط با موضوع مصاحبه جهت ارائه به خبرنگاران

- مشخص شدن زمان مصاحبه (بين ساعات 9 تا 12 صبح) بهترين زمان براي كنفرانس خبري است)

- مشخص شدن مكان مصاحبه (ميز U  بهترين نوع آرايش براي كنفرانس خبري است).

 

ب : حين برگزاري

   - فيلمبرداري (تصير برداري)

  - عكسبرداري

  - صدابرداري

  - پذيرايي

  - راهنمايي خبرنگاران به محل كنفرانس

  - راهنمايي خبرنگاران به اتاق خبرنگاران

  - معرف مصاحبه شونده

 

ج : بعد از برگزاري

- تهيه بريده جرايد

- تهيه برنامه‌هاي خبري و تحليل و تصويرهاي راديويي و تلويزيوني كنفرانس

- تهيه گزارش مكتوب كنفرانس (به همراه تجزيه و تحليل)

- تشكر كتبي و شفاهي از خبرنگاران حاضر در كنفرانس

- تهيه گزارش تصويري از كنفرانس

- تهيه خبر و ارسال به رسانه هايي كه حضور نيافته‌اند.

 

منابع

 

1-      يحيايي ايله اي، احمد "روابط عمومي حرفه اي" تهران: انتشارات جاجرمي، 1388.

2-      يحيايي ايله اي، احمد "مباني روابط عمومي" تهران: انتشارات كارگزار روابط عمومي، 1387.

3-      فرقاني، محمد مهدي « روابط عمومي و ارتباط با رسانه ها » اداره كل تبليغات تهران، 1377.

4-      جيمز، باچانان " 13 قانون براي ارتباط با رسانه ها" ترجمه : اصحاب حبيب زاده ملکي ، فصلنامه تحقيقات روابط عمومي ،  ش 24  .

5-   صمدي راد، برات اله " تمهيدات برگزاري يك كنفرانس مطبوعاتي" از مجموعه مقالات مدیریتی شرکت قطارهای مسافری رجاء ، تهران ، 1381.

6-      برزین، مسعود  "چگونه روابط عمومی کنیم" تهران ، بهجت ،1355.

7-      آروین، اولاسکی "نکات سودمند درباره روابط مطبوعات" کارگزار روابط عمومی ، شماره چهارم ، زمستان 1381.

8-      سید محسنی، سید شهاب "ارتباطات رسانه اي در روابط عمومي" تهران ، انتشارات پارس سينا، 1381

9-      سفیدی، هوشمند " راهبرد هاي  عملي روابط عمومي " انتشارات دانشگاه آزاد اسلامي ، تهران، 1376  .

 

بدون بازتاب

لینک بازتاب: http://www.yahyaee.com/cgi-bin/mt/mt-tb.cgi/198

ارسال نظر

درباره این نوشته

این صفحه حاوی یک نوشته است که توسط Ahmad Yahyaee در 22. Listopad 2010 7:53 منتشر شده است.

چگونه سازمان خود را معرفي كنيم؟ نوشته قبلی اين بلاگ بود

ر وابط عمومي كارآمد نوشته بعدی اين بلاگ است

نوشته های اخیر را می توانید در صفحه نخست مشاهده نمایید و یا به آرشیو مراجعه کنید تا تمامی نوشته ها را مشاهده کنید.