عوامل موفقيت روابط عمومي ها

احمد خیری

 

ضروري است روابط عمومي ها براي انجام وظايف 20گانه خود و مديريت مطلوب رويدادها دست از روش هاي سنتي بردارند و با برنامه ريزي هاي مدرن بسترهاي تحقق اهداف سازمان خود را زمينه سازي كنند.

روابط عمومي علمي است كه آغشته به هنر است و در عصر ارتباطات و اطلاعات به عنوان يك ضرورت انكار ناپذير تلقي مي شود هر چند كه علي رغم بيش از دو دهه فعاليت هاي چشمگير علمي و تصويب مقرراتي كه ناظر بر ايجاد و تقويت روابط عمومي بوده است.

هنوز هنر هشتم به عنوان يك كار لوكس و تشريفاتي در بسیاری از سازمان ها ايفاي نقش مي كند اما گام هاي مهمي براي حركت در يك مسير رو به كمال بر توسعه نهاد روابط عمومي برداشته شده است كه به نظر مي رسد اگر خلع هاي قانوني موجود نیز برطرف شود و درك صحيحي از روابط عمومي همراه با تصويب شرح وظايف و ساختار جديد سازماني ايجاد شود مي تواند دوره طلايي روابط عمومي را در كشور رقم زند و نويد بخش تحولي اساسي در اين حرفه باشد.

خوشبختانه با توجه به فعاليت هاي چشمگير دانشمندان علوم ارتباطات و دانشگاه هاي مختلف كشور و همچنين ايجاد شوراها و انجمن ها مختلف روابط عمومي ، كمبودي از نظر علمي و نيروهاي متخصص در کشور احساس نمي شود و حتي بسترهاي لازم علمي جهت گذار از روابط عمومي سنتي به روابط عمومي جديد و مبتني بر تكنولوژي اطلاعات نیز فراهم شده است به گونه اي كه مفاهيم جديدي از روابط عمومي، همچون روابط عمومي الكترونيك ، روابط عمومي ديجيتال ، روابط عمومي آنلاين ، روابط عمومي سايبر و .... مطرح شده است .

 توسعه علمي و  سرعت بالاي تحول در روابط عمومي نشان از اهميت بالا و كاركردهاي وسيع اين حرفه است . پيچيدگي روابط انساني و اجتماعي و تغيير مدل هاي ارتباطي سبب شده است كه نهاد روابط عمومي ديگر يك كار لوكس و تشريفاتي و در حاشيه سازمان ها نباشد بلكه يك ضرورت اجتناب ناپذير و در متن اصلي يك سازمان قرار گيرد تا بتواند به عنوان چشم ، گوش و زبان و با مديريت مطلوب رويدادها ، حافظ و تقويت كننده حسن شهرت، حيثيت و اعتبار هر سازمان باشد و با افكار سنجي و سنجش مستمر محيط به عنوان نهادي تصمیم ساز و مشاوري مطلع در راستاي تحقق اهداف مجموعه خود گام بردارد و با ايفاي نقش سخنگويي و اعلام عملكردها ، سياست ها ، برنامه ها و انتظارات به عنوان پل ارتباطي مديريت با مردم و همكاران خود عمل نمايد.

علي رغم مهيا سازي بسترهاي علمي هنوز توفیقی در توسعه روابط عمومي ها در كشور بدست نيامده است و نگاهي گذرا شاهد رويكردهاي سنتي و عدم موفقيت بسياري از روابط عمومي ها حداقل در نهاد های دولتی مي باشيم. در اين مقاله كوتاه در نظر است به موانع موفقيت روابط عمومي در سازمان ها اشاره شود که در حقيقت مي توان موفقيت روابط عمومي را در 5عامل ذيل دنبال كرد :

 1- طرز تلقي و ميزان حمايت مدير ارشد :

بينش مديرارشد و طرز تلقي و نگاه او به حوزه روابط عمومي تعيين كننده حجم اين حوزه خواهد بود. ميزان شناخت مدير از هنر هشتم و درك اهميت آن سبب مي شود افق فعاليت هاي روابط عمومي تعيين گردد به طوري كه مي تواند به يك كار كاملا تشريفاتي و دم دستي و سطحي و مجموعه ای ناكارآمد و خنثي تبديل شود و در حقيقت بود و نبود آن تفاوت زيادي نداشته باشد و از سويي در جريان نگاه علمی و مثبت مدير ارشد مي تواند به عنوان مجموعه اي پويا ، كارآمد، ضروري و موثر در كليه ابعاد مختلف آن سازمان ایفای نقش نماید.

 در زماني كه مدير اهميت اين موضوع مهم را درك كرده باشد و نسبت به علم و فن و هنر روابط عمومي داراي شناخت و وسعت نظر باشد مي توان به موفقيت روابط عمومي و در حقيقت موفقيت آن سازمان خوشي بين بود .

 بديهي است هيچ نهاد و سازماني نمي تواند بدون موفقيت در حوزه روابط عمومي به عنوان يك سازمان موفق مطرح شود باید تاکید کرد موفقيت هر سازماني گره در موفقيت و نقش آفرين مطلوب روابط عمومي خود دارد . دكتر نطقي پدر روابط عمومي ايران در باب اهميت حمايت و توجه مدير ارشد گفته است هر مديري شايسته روابط عمومي است كه دارد .

 2- جايگاه سازماني مناسب :

يكي ازمباحث مهم در موفقيت روابط عمومي ها ضرورت حضور قدرتمند روابط عمومي در تشكيلات سازمان است . روابط سازماني فرايندي است كه موجب تنظيم ارتباطات درون سازماني مي شود و بواسطه وظايف متعدد و ضرورت ايفاي نقش سخنگو و مشاور لازم است روابط عمومي بدون هيچ واسطه اي به مدير ارشد متصل شود و در اتاقش به سوي دفتر كار مدير باز شود و از اختيار كامل براي حل مسايل موجود و دريافت اطلاعات و گزارش هاي عملكرد از معاونين و حوزه هاي مختلف برخوردار باشد و امكان حضور در كليه جلسات و مشاركت در تصميم گيري ها براي او فراهم باشد .

 3- بهره مندي از منابع و امكانات مناسب :

يكي ديگر از عوامل مهم در موفقيت روابط عمومي ها را مي توان از ميزان بهره مندي آنان از منابع و امكانات مناسب ذكر كرد. متاسفانه در نگاه برخي از مديران سنتي و غير علمي از روابط عمومي به عنوان هزينه ياد مي شود. بايد اذعان داشت مجموعه اي كه روابط عمومي را هزينه ببيند مجموعه اي كاملا ناموفق و محكوم به شكست است در حقيقت روابط عمومي سرمايه گذاري بلند مدت سازمان جهت افزايش رضايتمندي جامعه هدف خود و حافظ و تقويت كننده حسن شهرت و بهترين نحوه تبليغات براي موفقيت در تحقق اهداف هر سازمان محسوب مي شود .

اگرچه در ظاهر روابط عمومي در بردارنده هزينه است و ممكن است به صورت مستقيم به كسب درآمد نپردازد اما در نگاهي جامع در خواهيم يافت روابط عمومي ها نقشي انكار ناپذير در كسب درآمد و يا كاهش هزينه هاي سازمان درخصوص انجام ماموريت ها دارند و لازم و ضروری  است روابط عمومي بتواند از امكانات مناسب و منابع مورد نياز خود بهره مند باشد .

در برخي از ادارات مشهود است كه روابط عمومي از بودجه ساليانه برخوردار نيست و از رديف هزينه هاي جاري آن سازمان نيازهاي خود را برطرف مي نمايد .اگرچه در اين روش ممكن است با حمايت هاي مدير ارشد بتوان كارها را به خوبي پيش برد اما بديهي است بودجه بندي ساليانه براي حوزه های مختلف سبب مي شود فعاليت آن حوزه برنامه محور باشد . اختصاص رديف از بودجه ساليانه به روابط عمومي موجب خواهد شد تا روابط عمومي قادر باشد از قالب سنتي خارج شود و براي مجموعه خود برنامه ريزي بلند مدت داشته باشد.

 4- شايستگي و توانمندي نيروهاي شاغل در روابط عمومي :

مسئولان، كارشناسان و كارگزاران روابط عمومي بايد از بهترين نيروهاي هر سازمان انتخاب شوند كه ضمن برخورداري از انگيزه ،تخصص ،نشاط و پويايي ، افراد با تدبير و دانايي نيز باشند تا بتوانند در مسير كمال سازمان وظايف و نقش هاي مهم خود را به خوبي دنبال كنند.

اهميت شايستگي و توانمندي نيروهاي شاغل در روابط عمومي بيشتر ازآن جهت است كه آنها مهره اي از مهره هاي مديريت نيستند اگر چه بازوي اجرايي مدير محسوب مي شوند ولي بايد به عنوان يك فرد حرفه اي فاصله و استقلال خود را حفظ كند تا بتوانند با نشان دادن راه و توجيه مدير به دور كردن سازمان از چاه بپردازد و تصوير منطبق با واقعيت را به مدير ارشد و تصميم گيران سازمان نشان دهد و آگاه باشد كه براي جلب اعتماد مردم بايد ديوارهاي نفوذ ناپذير سازمان را به ديوارهاي شيشه اي تبديل كند .

 انتظاراتي كه از روابط عمومي در سازمان ها وجود دارد بدون وجود نيروهاي شايسته ،توانمند و متخصص كه كار در روابط عمومي را افتخار بدانند میسر نخواهد بود در بسياري از موارد ديده مي شود مديران ارشد نسبت به اين مهم بي توجه هستند و در حقيقت روابط عمومي را به محلي براي تبعيد نيروهاي بي انگيزه و ناكارآمد تبديل كرده اند و يا درموارد ديگر بدليل عدم توجه و بهاي لازم به شاغلان درحوزه روابط عمومي و قائل نبودن تفاوت بين اين نيروها و ديگران، افراد انگيزه اي اشتغال در اين حوزه را از دست مي دهند.

 آنچه در اين بخش بيش از همه اهميت دارد توجه ويژه به آموزش هاي در حين خدمت است و هميشه بايد بسترهاي به روز رساني اطلاعات و كسب آموزش هاي نوين براي عوامل روابط عمومي مهيا گردد تا به عنوان افرادي آگاه ،بروز، پويا بتوانند به خوبي در سازمان ها انجام وظيفه كنند .

5- فعاليت هاي برنامه اي :

انجام فعاليت هاي برنامه اي در موفقيت روابط عمومي تاثير بسزايي دارد به طوري كه اگر همه عوامل ديگر از جمله حمايت مدير ارشد ،جايگاه سازماني مناسب ،در اختيار داشتن منابع و امكانات و همچنين شايستگي نيروهاي شاغل درروابط عمومي مهيا باشد ولي فعاليت هاي روابط عمومي برنامه محور نباشد موفقيتي كسب نخواهد شد.

 لازم و ضروري است روابط عمومي ها براي انجام وظايف 20 گانه خود و مديريت مطلوب رويدادها دست از روش هاي سنتي بردارند و با برنامه ريزي هاي مدرن بسترهاي تحقق اهداف سازمان خود را زمينه سازي كنند. رعايت اصول برنامه ريزي سبب مي شود تمام زواياي پيدا و پنهان برنامه ها مشخص شود و با توجه به آنها از هرگونه خطا در انجام برنامه ها پيشگيري شود.

 

Copyright (c) 2011 by www.yahyaee.com; All rights reserved.